در چه پروژه هایی باید سرمایه گذاری کنیم؟

برای سرمایه گذاری یا عدم سرمایه گذاری ، این سؤال است-حداقل ، برای سازمانهایی که از مدیریت پروژه "تجارت به طور معمول" راضی هستند ، حتی اگر این تجارت به طور معمول تعداد قابل توجهی از پروژه ها را بیش از بودجه ، پشت برنامه یا شارژ در دامنه و در دامنه قرار دهد. تحویل دادنی ها.

پروژه های ناموفق - به ویژه در دولت و فناوری اطلاعات - به طور متوسط بین 50 تا 150 میلیارد دلار در سال ، به طور متوسط سالانه. در حقیقت ، بیش از 41 ٪ از پروژه های فناوری اطلاعات دولتی شکست های کاملی در نظر گرفته شده و در کل از بین می روند.

سرمایه گذاری در ابزارهای مدیریت پروژه راهی برای ایجاد چنین زباله هایی از گذشته است و صفحه جدیدی را برای کسانی که در بخش های خصوصی و دولتی برای اجرای پروژه های با ارزش تر هستند ، تبدیل می کند.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه (PM) به مجموعه کاملی از ابزارها و فرآیندهای انجام شده برای هدایت یک پروژه از ایده آل در تمام طول تا اجرای آن اشاره دارد.

این افراد ، فرایندها و فناوری یک سازمان را هماهنگ می کند تا یک رویکرد قابل تکرار و حداکثر منابع ایجاد کند که در نهایت شاهد باشد که پروژه های بیشتری به اتمام کامل برسند.

به گفته موسسه مدیریت پروژه ، پیشرو در زمینه تحقیق و سازمان حرفه ای جهان برای صنعت مدیریت پروژه ، مدیریت پروژه به پنج مرحله تقسیم می شود:

• شروع: مفهوم یا ایده اولیه یک پروژه ، به طور معمول برای حل یک نقطه درد ، بستن یک شکاف یا ایجاد یک مزیت رقابتی پیشنهاد شده است.
• برنامه ریزی: تخصیص منابع - مالی ، انسانی و فناوری - و تعیین معیارهای پروژه برای دستیابی به یک مورد موفقیت مشخص.
• اجرای: اجرای برنامه یک پروژه در یک جدول زمانی برنامه ریزی شده.
• نظارت و کنترل: ارزیابی مداوم یک پروژه برای اطمینان از باقی ماندن به موقع ، در بودجه ، روی صفحه و ریسک پذیری.
• CLOSE: نقطه تکمیل یک پروژه ، به طور رسمی ارزیابی های تحویل آن (یعنی دامنه) و تعیین روند و تمرین را برای تلاش های آینده ارزیابی می کند.

چرا باید در مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید

دلایل بی شماری برای سرمایه گذاری در شیوه های بهتر مدیریت پروژه و فناوری برای شرکت شما وجود دارد ، از امروز. در اینجا 13 مورد از آنها وجود دارد.

1. پروژه های بیشتر به موقع انجام شده است

تخمین برنامه یک بخش اصلی از شروع و برنامه ریزی پروژه است و یکی از اولین متغیرهای تکمیل پروژه است که شرکت کنندگان در آن ترسیم می کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه ، به ویژه ، به هماهنگی وظایف کمک می کند ، گردش کار قابل مشاهده و ذینفعان پاسخگو است. تعداد کمتری از تحویل های دیررس و مدیریت زمان بهتر پروژه اطمینان حاصل می کند که جدول زمانی اصلی یک پروژه دست نخورده باقی می ماند و همه شرکت کنندگان می دانند چه اتفاقی می افتد ، چه موقع و چه کسی. در صورت بروز سؤالات ، این نرم افزار به عنوان یک مخزن ارتباطی عمل می کند ، سیلوها را کاهش می دهد و برنامه های خود را در کنار هم نگه می دارد.

2. کاهش هزینه های مدیریت پروژه

پروژه های نادرست هزینه بیشتری دارند. تغییر در دامنه ، جدول زمانی گسترده یا ارتباطات ضعیف می تواند همه مدیران پروژه را وادار به اختصاص منابع بیشتر - مانند زمان ، پول و پرسنل - از آنچه در ابتدا پیش بینی می شد. این هم ROI یک پروژه را جبران می کند و خروجی های ارزش افزوده آن را به تأخیر می اندازد.

در هر شرایطی ، شرکت کنندگان در پروژه ناامید می شوند ، در حالی که مدیریت عالی کمتر در آینده از تلاش های دپارتمان خارج می شود.

سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت پروژه و یک روش استاندارد PM یک الگوی بودجه را برای دنبال کردن تیم ها ایجاد می کند. همچنین محاسبات هزینه پروژه و استراتژی های مدیریت هزینه در حال انجام را برای کاهش بیش از حد بودجه تشدید می کند و به همه آرامش بیشتر می بخشد.

3. بازده بالاتر سرمایه گذاری هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ، PMOS

در حالی که یک محاسبه جهانی ROI برای کلیه نرم افزارهای مدیریت پروژه و PMO وجود ندارد ، داده های اخیر نشان می دهد که استقرار هر دو شرکت متوسط و بزرگ را به طور متوسط 567،000 دلار در هر پروژه در عین حال 30 ٪ پروژه های تحت بودجه نیز تکمیل می کند. این پس انداز مستقیم است که در جیب شما قرار می گیرد - و گلدان های برفی بیشتر و بیشتر ROI.

بسیاری از ماشین حساب های ROI مدیریت پروژه وجود دارد. سازمان ها می توانند ROI را با استفاده از تعدادی مدل تولید کنند:

• مقایسه بازده مالی پرتفوی پروژه که از نرم افزار PM و بازده مالی کسانی که از نرم افزار PM استفاده می کردند استفاده نمی کنند.
• ایجاد پیش بینی هزینه پروژه "خوش بینانه" ، "استاندارد" و "بدبینانه" برای برخی از پروژه های مورد آزمایش ، سپس شبیه سازی یا انجام آنها برای تعیین چگونگی تأثیر نرم افزار بر این برنامه ها ، بودجه ها یا هزینه های دامنه.
• محاسبه تأثیرات کمی و کیفی PMO در یک نمونه کارها از پروژه ها ، اختصاص اقدامات هزینه به مواردی مانند برنامه ریزی سود ، سود ارتباطی ، سود بودجه و تحولات در مدیریت ریسک.

4- گردش کار مدیریت پروژه استاندارد

اتخاذ یک روش استاندارد مدیریت پروژه ، یک گردش کار قابل تکرار و کاربردی را ایجاد می کند که شما را در چرخه های کامل پروژه خود راهنمایی می کند.

مثل یک طرح به آن فکر کنید. استانداردهای مدیریت پروژه یک داربست سازگار برای ایده های جدید ایجاد می کنند ، به علاوه آنها شامل بهترین شیوه ها برای دیدن پروژه های بیشتر برای تحقق هستند. آنها به پروژه های موجود در هر بخش کمک می کنند تا ضمن دنبال کردن مراحل تکمیل مشابه ، با ارزش های سازمانی هماهنگ باشند:

• سیگنال هنگام انجام کارها
• وظایف را به ذینفع بعدی منتقل کنید
• سوالات یا سردرگمی
• اسناد و مدارک اصلی پروژه را اداره کنید و مدیریت کنید
• قطعات پروژه ، برنامه ها ، بودجه ها و موارد دیگر را مرور کنید
• معیارهای پروژه را اندازه گیری و پیگیری کنید

5. ارتباطات بصری و راحت

نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان قطب ارتباطی برای پروژه ها عمل می کند.

شرکت کنندگان در پروژه ، ذینفعان و تصمیم گیرندگان اجرایی برای پرسیدن سؤال ، پاسخ دادن به پاسخ ها و انجام روند کلی و ارتباطات به یک مکان وارد یک مکان می شوند. نرم افزار PM به عنوان مخزن اصلی اسناد و داده های پروژه دو برابر می شود و به شرکت کنندگان در پروژه می دهد تا در زمان واقعی ، دسترسی فوری به اطلاعات خود بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی.

برخی از نرم افزارها حتی امکان برقراری ارتباط با نمایندگان خارجی ، مانند فروشندگان شخص ثالث یا پیمانکاران را فراهم می کنند ، همه در یک نرم افزار ایمن هستند.

6. کاهش خطر قوی تر

یکی از بزرگترین مزایای سرمایه گذاری در مدیریت پروژه ، تأثیر آن بر ارتباطات شرکت کنندگان است.

هنگامی که تیم ها بیشتر در ارتباط هستند ، می توانند به راحتی همکاری کنند تا خطرات پروژه را شناسایی و پاسخ دهند - هم مقدماتی و هم برای کسانی که به صورت ارگانیک به هم می رسند. بهترین شیوه ها می توانند از اقدامات کاهش ریسک گذشته برای کاهش احتمال تکرار مجدد آنها در کارهای آینده استفاده شوند.

برخی از نرم افزارهای PM همچنین شامل داشبورد داده ها و گزارش ها ، افزایش دید در خطرات تغییر دهنده دامنه است. افزایش دید ریسک به معنای مشاهده پیش روی موانع یا مشکلات یک پروژه و کاهش آنها قبل از بودجه یا زخم های روحیه است.

7. انسجام تیم پیشرفته

روش شناسی و نرم افزار مدیریت پروژه به روشن شدن نقش ها و فعالیت های همه در هنگام کار بر روی یک ابتکار کمک می کند. هنگامی که همه چیز به وضوح در اسناد روش PM و همچنین نقشه برداری در مراحل پروژه در نرم افزار ترسیم شده است ، یک عضو تیم می تواند به سرعت و به راحتی مسئولیت های خود را بررسی کند ، وظایف خود را بررسی کند ، کار را روی مراحل تصویب ، ارسال ارتباطات و حتی دسترسی به کار (در صورت دسترسی به کار (لازم) ، همه از همان پورتال.

8. فرصت های توسعه حرفه ای بیشتر

سرمایه گذاری در گواهینامه های مدیریت پروژه راهی عالی برای ارائه فرصت های توسعه حرفه ای برای کارمندان خود است. آنها پاداش های یک مهارت غنی شده را به دست می آورند و از رزومه تقویت کننده استفاده می کنند ، در حالی که شما از دانشی که آنها در تیم های خود استفاده می کنند بهره مند می شوید.

برای سازمانهایی که کنجکاوی ، ابتکار عمل و یادگیری مادام العمر را در کارمندان خود ارزیابی می کنند ، تشویق گواهینامه های مدیریت پروژه به ویژه جذاب است. ارائه خدمات PM و گواهینامه های حمایت مالی ، آنچه را که می گویید با آنچه در واقع تبلیغ می کنید ، تراز می کند. این امر در ایجاد اعتماد به نفس ، تعهد و وفاداری به کارمندان بسیار طول می کشد.

9. افزایش کنترل کیفیت

خروجی های پروژه از طریق روشهای مدیریت پروژه ، تضمین کیفیت و کنترل بیشتری را تجربه می کنند. این امر به این دلیل است که شیوه های موقت یا تصمیمات در لحظه به تدریج از بین می روند و جایگزین یک فرایند گام به گام برای برنامه ریزی ، شروع و اجرای یک پروژه جدید می شوند.

صرف نظر از اینکه چه بخش یا تیم یک پروژه را راه اندازی می کنند ، آنها همان دستورالعمل ها را رعایت می کنند. این امر باعث می شود که رهبران سازمان شما بتوانند ممیزی های کنترل کیفیت را انجام دهند ، داده های پروژه را مرور کنند و دلایل نقاط قوت و ضعف یک پروژه را تعیین کنند. سپس تصمیم گیرندگان برای افزایش عملکرد و خروجی های پروژه در آینده مجهز هستند و گام های مداوم در برنامه ریزی کیفیت ، تضمین کیفیت تولید و حتی پذیرش کیفیت کاربر پس از اجرای یک پروژه انجام می دهند.

10. تخصیص منابع استراتژیک بیشتر

در یک بررسی جدید که توسط اقتصاددان انجام شده است ، بیش از یک سوم مدیران از ابزارهای جدید مدیریت پروژه سازمان خود به عنوان عامل محرک در تخصیص منابع بهبود یافته اند.

نرم افزار مدیریت پروژه و PMO به ویژه مفید بودند. داده ها و راهنمایی های آنها به ذینفعان می دهد بینش های مشتاق در مورد خطرات پروژه و موانع پردازش ، به آنها امکان می دهد معیارها را تغییر دهند و هر دو تنظیم کیفی و کمی را در چرخه پروژه ایجاد کنند. در نتیجه ، پروژه های آینده تخصیص و استفاده از منابع بهتر - و نتایج بهتر را مشاهده می کنند.

11. داده های متمرکز ایمن تر

بیشتر نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای ابزارهای امنیتی قابل تنظیم برای کنترل دسترسی و محافظت از داده های پروژه هستند. هرچه کنترل های بیشتری تنظیم شود ، تعداد کمتر از سوء مدیریت داده ها ، نقض امنیت و سهل انگاری عمومی در آنجا تمایل به وجود دارد.

سرمایه گذاری در این فناوری بهترین شیوه های امنیتی IT سازمان شما را تکمیل می کند ، از جمله:

• ایجاد یک نقطه از دسترسی کاربر برای مشاهده اسناد ، گزارش ها ، کارهای کاری ، بودجه ، برنامه ها ، شرکت کنندگان و موارد دیگر
• اختصاص نقش کاربر و اعتبارنامه ورود به مجوزهای خاص در نرم افزار
• نظارت بر استفاده از طریق توابع دنباله حسابرسی
• تهیه نسخه پشتیبان از داده های پروژه
• خدمت به عنوان مخزن واحد برای به اشتراک گذاشتن ، تبادل و ویرایش کلیه مواد پروژه.

12. کاهش فرآیندهای دستی ، راه حل

این راه حل ها به راه حل های موقت ، غالباً لحظه به لحظه برای مشکلی که در هنگام قطع فرآیندهای عادی یا در دسترس نیست ، اشاره دارد.

راه حل ها به طور معمول دستی و بدون ساختار هستند. شرایط طولانی مدت راه حل ، مانند موارد در هنگام خرابی تجهیزات یا هنگامی که متخصصان موضوع اصلی نمی توانند به دست بیایند ، می توانند به طور معمول فرآیند و کنترل کیفیت را به خطر بیندازند ، حتی مواردی مانند استانداردهای ISO را به خطر می اندازند.

نرم افزار PM و دفاتر PMO برای کاهش مداخلات دستی موقت ، بازگرداندن برنامه های مناسب ، تکالیف کار ، تخصیص منابع و به روزرسانی های پیشرفت. در مورد نرم افزار PM ، این موارد از قبل خودکار شده اند و خطر راه حل دستی را از ابتدای پروژه کاهش می دهند.

13. اعتماد به نفس از داده های محافظت شده

سرمایه گذاری در مدیریت پروژه در نهایت دید ، کنترل بیشتر و بینش بیشتری را در مورد آنچه باعث می شود یک پروژه موفق باشد ، فراهم می کند. با استفاده از تخصص پرسنل آموزش دیده و همچنین داده های ارائه شده توسط نرم افزار ، می توانید در مورد استراتژی های مدیریت واقعاً موفق پروژه ، با حمایت معیارها و ارقام سخت ، تصمیمات کمی آگاهانه بگیرید.

این تصمیمات باعث افزایش اعتماد به نفس در توانایی سازمان شما در اجرای نمونه کارها پروژه خود می شود و ضمن افزایش نتایج ، هزینه ها را کنترل می کند. چه کسی نمی خواهد آن را به رئیس خود نشان دهد؟

راه های سرمایه گذاری در مدیریت پروژه

سازمان ها از ابزارها و تکنیک های بیشتری نسبت به همیشه در اختیار دارند تا مزایای مدیریت پروژه را تجربه کنند.

1. نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه شامل برنامه های دیجیتالی است که به سازمانها اجازه می دهد تا یک پروژه را در مراحل و تحویل های مشخص شده خود در یک پورتال برنامه ریزی ، سازماندهی ، برقراری و ردیابی پروژه در مراحل و تحویل های مشخص شده خود انجام دهند. این قطعات نرم افزاری به طور خاص برای دیدگاه و منابع از منابع طراحی شده اند و از جمله نرم افزارهای نرم افزاری به عنوان ابزارهای سرویس (SAAS) هستند که امروزه توسط مشاغل استفاده می شود.

سازمان ها به طور معمول مجوز استفاده را از سازنده نرم افزار PM خریداری می کنند. این مجوز به آنها دسترسی مبتنی بر اشتراك به بستر دیجیتال می دهد و استفاده از "تقاضا" را برای همه اعضای تیم تأیید شده و ذینفعان ایجاد می كنند.

نرم افزار محبوب مدیریت پروژه امروز شامل موارد زیر است:

• پروژه مایکروسافت
• برنامه ریز مایکروسافت
• دپتوی
• صفحه هوشمند
• و خیلی بیشتر

2. سخت افزار مدیریت پروژه

سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت پروژه با اطمینان از دسترسی کارکنان به آن ابزارها در طیف وسیعی از دستگاه های مورد استفاده در یک روز کاری معمولی همراه است.

بیشتر اوقات ، این بدان معنی است که سخت افزار مدیریت شده توسط مدیریت پروژه مانند لپ تاپ ، تبلت و حتی تلفن همراه با دسترسی به نرم افزار مدیریت پروژه. شرکت کنندگان می توانند به سرعت و ایمن وارد سیستم مدیریت پروژه از طریق دستگاه های تلفن همراه خود شوند ، سپس بدون توجه به موقعیت مکانی ، گردش کار پروژه را مدیریت کنند.

بسیاری از سازمان ها با این هزینه های دستگاه های تلفن همراه ، همکاری از راه دور و ویژگی های امنیتی از راه دور ، انتخاب نرم افزار PM را انجام می دهند.

3. توسعه روش مدیریت پروژه

سرمایه گذاری در مدیریت پروژه همچنین به معنای تنظیم دقیق نحوه نزدیک شدن سازمان شما به پروژه ها است.

مشاغل دارای رویکردهای تعیین شده به عنوان روش شناسی مدیریت پروژه سنتی (PMM) ، یک چک لیست استاندارد را برای شروع و نظارت بر چرخه زندگی کامل یک پروژه گرینلیت ارائه می دهند. این لیست چک با استانداردهای قابل اندازه گیری و قابل تکرار تقویت می شود که همه بخش ها - و تمام تلاش های پروژه آنها - برای تکمیل پروژه نرم تر دنبال می شوند.

به جز Agile PMM همیشه محبوب ، بیشتر PMM های سنتی یک لیست چک فرایند و ابزار متمرکز بر ابزار را نهادینه می کنند. با وجود چابک ، سازمانها در عوض ، چرخه های مدیریت پروژه را پیرامون ترفندهای افزایشی محصول یا خدمات مداوم ترتیب می دهند. این تحولات به جای اینکه با یک نقطه خاص در چرخه پروژه تکمیل شود ، در پاسخ مشترک و مداوم به نیازهای کاربر یا مشتری واقعی آغاز می شود. Agile PMM به ویژه برای توسعه دهندگان نرم افزاری که به دنبال بهبود مداوم برنامه های خود هستند به خوبی کار می کند ، اما همچنین شاهد اجرای نوآورانه در خدمات حرفه ای ، خدمات مالی و مراقبت های بهداشتی بوده است.

امروز ده ها روش و رویکرد مدیریت پروژه در بازار وجود دارد. بسیاری از آنها حاوی گواهینامه های رسمی برای شرکت کنندگان هستند که آموزش اختصاصی را انجام می دهند و به آنها امکان می دهند روش رسمی را در شرکت خود بازگردانند.

در حالی که اصول و مراحل آنها ممکن است متفاوت باشد ، هر روش PM متغیرهای اصلی زیر را در برنامه ریزی و اجرای پروژه به حساب می آورد:

1. ارزش تجاری و نتایج موفقیت
2. تحویل پروژه/دامنه
3. جدول زمانی پروژه
4. محاسبات هزینه
5. معیارهای کنترل کیفیت
6. شرکت کنندگان پروژه یا ذینفعان
7. گردش کار ارتباطی
8. مدیریت ریسک پروژه
9. مدیریت ذینفعان

4- دفاتر مدیریت پروژه (PMO) و دفاتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMOS)

PMO و EPMOS به عنوان نهادهای اداری هدایت برای پروژه های یک سازمان عمل می کنند.

EPMO ها به طور سنتی به مدیریت پروژه از بالا به پایین اختصاص دارند و مستقیماً به مدیرعامل یا CFO گزارش می دهند. کارکنان EPMOS مسئولیت اطمینان از پروژه ها را در کلیه بخش ها با استراتژی بیان شده سازمان ، پیشبرد اهداف بلند مدت خود و محافظت در برابر برنامه ریزی منابع متناقض دارند.

PMO ها نقش مهمی تر دارند. PMO به طور کلی به یک واحد تجاری خاص مانند فروش یا فناوری اطلاعات اختصاص می یابد. آنها مسئول اطمینان از ارائه پروژه های برنامه ریزی شده واحد به موقع ، بودجه و استفاده از یک روش مناسب هستند و اغلب به EPMO گزارش می دهند.

از جمله وظایف خود ، PMO ها و EPMOS روش شناسی اصلی مدیریت پروژه ، منابع روش شناسی خانه و بهترین شیوه ها ، کمک به کنترل کیفیت و ردیابی متریک و ایدز در فرآیند دستیابی به تحویل های کلی یک پروژه را تنظیم و حفظ می کنند.

سازمان هایی که PMO و EPMO را تشکیل می دهند ، به طور متوسط 38 ٪ پروژه های بیشتر با توجه به اهداف و ارزش های اصلی را می بینند ، به علاوه شاهد کاهش 33 ٪ در پروژه های شکست خورده هستند.

5. آموزش مدیریت پروژه ، مربیگری و گواهینامه ها

نکته آخر اینکه ، سازمان ها می توانند با حمایت مالی مدیران و کارمندان برای دریافت گواهینامه های رسمی مدیریت پروژه و/یا روش شناسی ، در مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنند.

هر دو برنامه PM آنلاین و حضوری در دسترس هستند ، و توسط طیف گسترده ای از سازمان های صنعت حرفه ای و رهبران فکر ، مانند موسسه مدیریت پروژه ، ، انجمن مدیریت پروژه و گروه APM ، ارائه می شود تا چند مورد را ذکر کند.

نحوه شروع سرمایه گذاری در مدیریت پروژه

استراتژی های مدیریت بهتر پروژه افراد ، فرآیندها و فناوری را با هم مخلوط می کند. چرا یک شریک مدیریت پروژه پیدا نمی کنید که در هر سه تخصص داشته باشد؟

برای جدیدترین نکات مربوط به مدیریت پروژه ، ترفندهای اجرای و روندهای عمومی صنعت ، در پورتال اخبار و وبلاگ شرکت Momentum ، Inc. مشترک شوید. سپس با هر سؤالی که ممکن است در مورد انتخاب نرم افزار مناسب مدیریت پروژه برای سازمان خود داشته باشید با ما تماس بگیرید. ما دوست داریم وضوح ارائه دهیم.